Этапы управления проектом

Этапы управления проектом нужны, чтобы с самого начала задать структуру и не отклоняться от плана. Это помогает выстроить логику работы, заранее подготовиться к сложностям и распределить ответственность. Даже небольшой проект требует внимательной подготовки, а если речь идет о чем-то масштабном, то без четкого деления на этапы просто не обойтись.

Обычно выделяют пять основных этапов управления проектом:

1. инициирование;
2. планирование;
3. основной этап;
4. контроль и мониторинг работы;
5. завершение и оценка результата.

Такая последовательность считается базовой, ее применяют независимо от масштаба работы или сферы деятельности. Давайте разберем каждый этап подробно

1. Инициирование

Любой проект начинается оформления идеи. Именно для этого существует этап инициирования. Этот подготовительный этап управления проектом помогает определить, насколько целесообразно запускать работу, какие задачи предстоит решить и какие ресурсы для этого потребуются. В управлении проектом инициирование играет роль отправной точки, где фиксируются все основные параметры, формируется общая концепция и создается основа для дальнейших решений.

Здесь еще не идет речь о детальном плане или распределении задач — пока важно оценить саму возможность реализации проекта и оформить его в общих чертах. Одновременно с этим начинается работа с участниками проекта:

• определяются кураторы;
• назначаются ответственные за направление;
• формируется список заинтересованных сторон.

Очень важную роль на этом этапе управления проектом играет первичное документирование. Как правило, это экономическое обоснование или устав, если проект небольшой. Эти документы позволяют зафиксировать основную информацию, к которой команда будет возвращаться на следующих этапах. В них описывают цели, предварительный бюджет, сроки реализации, потенциальные выгоды и возможные риски. Здесь же начинается сбор информации для оценки перспектив.

Итак, чтобы этот этап управления проектом прошел успешно, нужно сосредоточиться на следующих задачах:

• определить, зачем нужен проект, какие проблемы он решает и какой результат должен быть получен;
• назначить куратора, который будет отвечать за управление на следующих этапах, и обозначить круг заинтересованных сторон;
• провести начальное исследование: изучить проблему, возможные пути решения, оценить риски и выгоды;
• задокументировать проект — создать экономическое обоснование или устав, где будут описаны цели, сроки, бюджет и другие важные параметры;
• организовать встречу с участниками для обсуждения идеи, сбора обратной связи и выбора удобного формата коммуникации;
• определить критерии успеха, по которым в дальнейшем будет оцениваться результат.

Попробовать Boardify для управления проектами!

2. Планирование

Когда первый этап управления завершен, и проект официально получил старт, руководитель переходит к следующему шагу — планированию. Это та часть работы, где идея приобретает четкие формы и превращается в последовательность задач с конкретными сроками и ответственными. Без полноценного планирования проект легко выходит из-под контроля: команда не понимает, что делать, сроки срываются, ресурсы заканчиваются и т. п.

На этом этапе нужно продумать сразу несколько направлений: содержание проекта, его бюджет, сроки, риски, ресурсы, систему коммуникации, а также способы контроля. И только когда все эти вопросы решены, можно говорить, что подготовка завершена, а проект готов к реализации. При этом план — это не разовый документ, а живой инструмент, которые требует развития. Он меняется по мере работы, дополняется, корректируется, но всегда остается основой управления.

Один из важных моментов этого этапа управления проектом — постановка целей. Без четких ориентиров проект быстро потеряет направление. Цели должны быть измеримыми, достижимыми и понятными для всех участников. В практике управления проектами чаще всего используют несколько проверенных методик для постановки целей. Чтобы было проще выбрать подходящий вариант, ниже приведена таблица с тремя популярными подходами.

Но постановка целей — это только часть работы на этапе планирования. Чтобы управление проектом шло по плану, нужно продумать и другие важные вопросы. Именно в этот момент распределяются роли в команде, уточняется бюджет, сроки и риски.

Итак, на этом этапе управления проектом мы должны выполнить следующие задачи:

• разработать детальный план работы с учетом сроков, этапов и всех задач, которые предстоит выполнить команде;
• определить ответственных за каждый блок работы, чтобы избежать путаницы и дублирования задач;
• рассчитать бюджет, заложить средства на непредвиденные расходы и корректировки по ходу работы;
• подготовить график выполнения проекта с разбивкой на отдельные этапы и контрольные точки;
• оценить возможные риски и разработать способы, как их минимизировать, чтобы проект не встал из-за неожиданных проблем;
• настроить систему коммуникации внутри команды, чтобы участники всегда были в курсе текущего состояния задач и могли оперативно решать вопросы;
• согласовать план с заказчиком или руководством, чтобы не пришлось переделывать работу из-за несогласованных решений.

3. Реализация

Теперь, когда подготовка завершена и план утвержден, начинается непосредственная работа. Реализация проекта — это тот момент, когда теория превращается в практику, а команда приступает к выполнению задач, заранее распределенных на предыдущем этапе. Здесь важно не просто запустить процесс, но и удерживать его в заданных границах, чтобы проект двигался строго по плану, задачи не накапливались в очереди, а сроки не срывались.

Реализация проекта — это всегда активный процесс, требующий четкой координации действий между всеми участниками. Каждый этап работы должен завершаться вовремя, иначе сместятся все следующие. Здесь уже недостаточно полагаться на заранее утвержденный план — в реальности могут возникнуть изменения, которые потребуют быстрой реакции. Управление проектом должно включать не только наблюдение, но и оперативное внесение коррективов, перераспределение ресурсов и адаптацию плана под новые вводные.

На этом этапе управления проектом мы выполняем следующие действия:

• проверка выполнения задач в установленные сроки, чтобы все этапы завершались вовремя и без накопления долгов по задачам;
• координация действий участников команды, чтобы каждый понимал свою роль и своевременно передавал результат следующему исполнителю;
• актуализация данных по проекту, включая регулярное обновление статуса задач, сроков и объемов работы;
• обеспечение доступа ко всей необходимой информации и документам, чтобы участники проекта могли работать без задержек;
• отслеживание загрузки команды и перераспределение задач в случае перегрузки отдельных сотрудников;
• фиксация изменений и корректировок плана, чтобы они были видны всем участникам и согласованы с ответственными;
• ведение оперативных совещаний и обсуждений для решения возникающих вопросов и устранения препятствий;
• контроль соответствия текущих действий поставленным целям, чтобы не потерять фокус и не уйти от запланированного результата.

Boardify — бесплатный помощник для реализации любого проекта!

4. Контроль и мониторинг работы

Когда проект находится в активной фазе реализации, управление не ограничивается только распределением задач и наблюдением за сроками. Без постоянного контроля любой, даже самый продуманный план рискует исказиться. Именно поэтому этап мониторинга идет параллельно с реализацией и становится обязательной частью работы над проектом. Здесь важно регулярно проверять, как выполняются задачи, соответствуют ли действия команды утвержденному плану и насколько результат приближается к ожидаемому. Управление проектом на этом этапе — это постоянный процесс анализа, корректировок и решений, которые помогают сохранить последовательность и удержать проект в рамках бюджета и сроков.

Контроль в проекте нужен не ради формальности, а для того, чтобы вовремя замечать отклонения и устранять их до того, как они перерастут в серьезные проблемы. Ошибки, срывы сроков, нехватка ресурсов или сбои в коммуникации — все это может не просто замедлить работу, но и поставить под угрозу сам результат. Поэтому управление должно строиться таким образом, чтобы все участники проекта понимали, кто, как и когда проверяет ход работы и какие действия предпринимаются в случае отклонений от плана.

Важно понимать, что мониторинг — это не разовая проверка на каком-то этапе управления проектом. Это постоянная работа, которая сопровождает весь процесс от начала до завершения. Именно такой подход позволяет управлять задачами гибко, корректировать их в процессе и не допустить ситуации, когда проблемы замечаются уже слишком поздно. Особенно это критично для масштабных проектов с большим количеством участников и сложными этапами реализации, где любые мелкие проблемы приводят к целой цепочке более серьезных.

Чтобы контроль был эффективным, в управлении проектом важно использовать разные методы и подходы, адаптируя их под конкретные задачи. На этапе мониторинга можно применять как автоматические инструменты, которые фиксируют статусы задач и отклонения, так и ручные проверки через регулярные встречи, отчеты и обсуждения. Главное — не оставлять процесс без внимания и держать его под полным контролем.

Во время этого этапа управления проектом необходимо обращать внимание на несколько важных направлений:

• проверка сроков выполнения задач, чтобы каждый этап завершался в установленные сроки без задержек и переносов;
• анализ качества работы, чтобы результат соответствовал требованиям и не требовал переделки или доработок;
• отслеживание расходов, чтобы проект не выходил за рамки утвержденного бюджета и не создавал дополнительных затрат;
• проверка загрузки команды, чтобы избежать перегрузок, переработок и связанных с этим ошибок;
• корректировка плана при необходимости, чтобы он оставался актуальным и отражал реальное состояние дел;
• управление изменениями, которые могут появиться в процессе работы, с учетом их влияния на сроки, бюджет и результат;
• обеспечение постоянной связи между участниками проекта для быстрого решения возникающих вопросов;
• сбор обратной связи от команды, чтобы понимать, какие трудности возникают на практике, и устранять их до того, как они повлияют на работу.

5. Завершение и оценка результата

Когда работа над проектом подходит к концу, управление переходит в финальную фазу — завершение. Этот этап важен не меньше остальных, ведь именно здесь становится понятно, насколько успешным оказался весь процесс, оправдались ли ожидания и достигнут ли запланированный результат.

Завершение проекта — это не просто подведение итогов, а полноценная работа с документами, оценками, анализом ошибок и фиксацией полезного опыта для будущих проектов. Без этой стадии управление считается неполным, а проект — незавершенным, даже если фактически все задачи выполнены.

Часто бывает, что сразу после выполнения основной работы команда спешит переключиться на новые задачи. Но если пропустить этот этап управления проектом, вы рискуете остаться без важных выводов и итоговых данных, которые могли бы пригодиться в дальнейшем. Оценка результата — это возможность увидеть, как сработала вся последовательность этапов, понять, где были ошибки, какие решения дали лучший эффект и что можно улучшить в будущем. Кроме того, правильное завершение помогает избежать повторения тех же проблем в следующих проектах.

На финальном этапе управления проектом нужно обязательно оформить все материалы и документы так, чтобы к ним было легко вернуться при необходимости. Это касается не только отчетов, но и рабочих заметок, правок по задачам, черновиков и других вещей, которые сыграли роль в процессе. Управление проектом должно предусматривать удобную систему хранения этих данных, чтобы все было доступным для команды.

Еще одна важная задача на этом этапе управления проектом — провести итоговое обсуждение с участниками. Это неформальная, но полезная часть работы, где каждый может дать свой фидбек, поделиться мнением о том, как прошел проект, какие трудности возникали и что можно было бы улучшить.

Чтобы этот этап управления проектом прошел без проблем, нужно сфокусироваться на следующих действиях:

• проверить, достигнуты ли все цели, которые были зафиксированы на подготовительном этапе, и насколько результат соответствует ожиданиям;
• собрать и оформить всю документацию по проекту, включая отчеты, файлы, договоренности и правки;
• подготовить итоговый отчет с описанием проделанной работы, затрат, сроков, достигнутых результатов и выявленных проблем;
• провести анализ ошибок, выявить слабые места и зафиксировать их причины, чтобы не допустить повторения в будущем;
• организовать встречу с командой и заинтересованными сторонами для обсуждения итогов проекта и сбора обратной связи;
• оценить удовлетворенность заказчика и участников проекта, чтобы понять, какие стороны работы вызвали вопросы или претензии;
• закрыть все открытые задачи и вопросы, убедившись, что по проекту не осталось незавершенных обязательств;
• сохранить все материалы для использования в следующих задачах или аналогичных проектах.